محاضرة عن كيفية تنظيم الوقت منقوله

09 فبراير 2006
لدي فقط خمس وأربعون دقيقة لكي أتحدث عن التفكير الإبداعي، ما هو؟ وما أهميته؟ وما هي معوقات التفكير الإبداعي؟ وما هي وسائل إنتاج الأفكار الإبداعية؟ وقفت أمام الطلاب وبدأت في إلقاء الدورة سريعاً، فالمادة التي أعددتها كانت مخصصة لساعة كاملة، لكن لظرف ما لدي فقط خمس وأربعون دقيقة، أنهيت كل ما أردت أن أقوله وانتهت الدروة بسلام، الكثير من الطلاب أعجبتهم الدورة، أحدهم لم يخشى من التصريح بأنه يعتقد أنني مجنون بعض الشيء! والبقية خرجوا دون أن يقولوا شيئاً، أحدهم جائني وقال لي: كل ما سمعته منك كان رائعاً، لدي سؤال، متى أطبق هذه الأفكار؟
كانت صدمة لي، لأنني نسيت أهم نقطة: التطبيق العملي، شرحت له كيف يطبق الأفكار ومتى، وشكرته على التنبيه، بعد ذلك كنت حريصاً على التطبيق العملي في الدورات التي قدمتها، ومن ضمنها دورة حول تنظيم الوقت أو كما سميتها في ذلك الوقت: إدارة الذات، كلما قدمت دورة في هذا الموضوع أدرك بعد تقديمها أنها ناقصة أو تحوي أفكاراً غير متوافقة مع بعضها البعض، أدرك أن من حضر الدورة يحتاج إلى أن نزيد من وعيه حول أهمية الوقت واستغلاله ولا يهم بعد ذلك كيف سيستغل وقته، من أدرك قيمة الوقت سيسعى دائماً لتطوير مهاراته في استثماره.
النقطة الثانية حول دورات تنظيم الوقت تكمن في عدم إمكانية وجود نظام واحد يناسب الجميع، بل حتى النظام الذي يناسبك الآن قد لا يفيدك في المستقبل، لذلك أرى أنه من الخطأ أن يركز مدرب ما على أسلوب معين لتنظيم الوقت، من المفترض أن يقدم المدرب قواعد أساسية في هذا المجال ثم يعرض أساليب مختلفة لتنظيم الوقت، وعلى المتدرب أن يختار ما يناسبه منها.
كتب تنظيم الوقت تحوي الكثير من الأفكار والوسائل، قناعتي الأخيرة هي أن عليك أن تصمم النظام الخاص بك، تأخذ الأفكار والوسائل التي تناسبك وتطبقها، هناك من يركز على الرسالة والأهداف والأدوار مثل ستيفن كوفي، هناك من يركز على المهام اليومية وتقسيم المشاريع إلى مهمات صغيرة وتنفيذها سريعاً مثل ديفيد ألين، وهناك كتاب مختلفون ووسائل مختلفة، لا يمكن لأي كاتب أن يدعي أن نظامه هو النظام المناسب للجميع، بل بعضهم يوضح ذلك في مقدمة الكتاب ويذكر أن النظام الخاص به لن يناسب الجميع.
في هذا الموضوع أذكر ملخصاً لما تعلمته في السنوات الماضية، مع أنني كتبت العديد من المواضيع المتفرقة، إلا أن البعض لا زال بحاجة إلى المزيد من التوضيح والتأكيد، ما سأكتبه هنا ليس بجديد، وبعضكم يعرف بعض الأفكار التي سأكتبها وربما يكفيه أن يقرأ العناوين بسرعة لكي يفهم المقال.
إدراك قيمة الوقت أهم من تنظيمه

الشخص الذي لا يعير أهمية لوقته لا يحتاج إلى أن ينظم وقته، فلا أهمية إن ضيع الساعات في المقاهي أو أمام التلفاز، الخطط والأهداف تصبح عند هذا الشخص أموراً سخيفة، لأنه لا يسير نحو غاية محددة بل تسير به الحياة نحو العدم، وحتى لو نظم وقته فلأي هدف وغاية؟ إن كان المرء لا يعرف إلى أين سيذهب ستصبح كل الطرق مناسبة له، الطرق الجيدة والسيئة، الطرق التي تسير به نحو الفلاح أو نحو الهلاك.
نحن كمسلمين نؤمن باليوم الآخر وبالحساب ثم جنة أو نار، والدنيا عمل ولا حساب، والآخرة حساب ولا عمل، والآخرة هي الباقية والدنيا هي الفانية، ونحن هنا من أجل أمرين: العبادة وإعمار الأرض، ومن يجتهد في الدنيا سيجد النتيجة في الآخرة، لذلك الوقت بالنسبة لنا يجب أن يكون ذا قيمة عالية، لأن الإنسان مهما عاش ومهما طال عمره سيتمنى لو أنه يستطيع عمل المزيد، سيندم على أيام مضت دون أن يستغلها في الخير.
رسالتك في الحياة

هل تستطيع الآن ودون تردد أن تخبرني ما هي رسالتك في الحياة؟ هل تستطيع أن تخبرني عن أهدافك وطموحاتك؟ أكثر الناس لا يفكرون في هذه الأمور، فالحياة بالنسبة لهم حياة عادية، طفولة ثم دراسة ثم وظيفة ثم الزواج وإنجاب الأطفال، تربيتهم أو بالأحرى الإنفاق والإشراف عليهم ثم الموت، حياة عادية، دخل المرء فيها إلى الدنيا وخرج منها ولم يترك شيئاً، حتى أبناءه لم يربهم بشكل صحيح لكي يكونوا أناساً متميزين، فهم مجرد نسخ أخرى، ستعيش الحياة العادية.
الرسالة ليست شيئاً معقداً وفي نفس الوقت ليست شيئاً بسيطاً، قد تحتاج لوقت طويل لتفكر في رسالتك، هل تريد الخير للناس؟ هل تريد تحقيق الاستقلال الاقتصادي لدولتك؟ هل تريد تربية أبناءك ليصبحوا رجالاً يساهموا في خير هذه الأمة؟ من هو قدوتك؟ أسئلة كثيرة يجب أن تطرحها على نفسك لتقول في النهاية: رسالتي في الحياة هي كذا وكذا.
الرسالة ليست أهدافاً تحققها ثم تنتهي، بل هي غايات لا تصل لها أبداً بل تسعى دائماً للوصول لها طول حياتك، فمثلاً العبودية لله يجب أن تكون غاية كل مسلم، والمقصر في هذا الجانب عليه أن يجتهد دائماً لكي يرتفع في مراتب العبودية، مثال آخر هو الاقتداء برسول الله، فهو القدوة لنا جميعاً وعلينا أن نسعى دائماً لكي نقتدي به في حياتنا، هذه غايات يجب أن نسعى لها دائماً وكل يوم.
ثم تأتي نقاط أخرى مختلفة، كل شخص لديه طموح، شخصياً أحب التعليم والتدريب، وأرى أن التعليم أياً كانت وسيلته هو أفضل وسيلة للتقدم والقضاء على التخلف، فما هو طموحك؟ هل تحب التجارة؟ هل ترغب في أن ينتهي الظلم وتبدأ السلطة في احترام المواطن والقانون؟ هل تريد القضاء على الفقر والجهل في بلادك؟ حاول أن تعرف ما هو طموحك، إقرأ ومارس بعض الأعمال وتعلم من أخطاءك، هكذا تستطيع أن تحدد ماذا تريد أن تفعل في حياتك.
ما هو تنظيم الوقت؟

في البداية، تنظيم الوقت مصطلح غير دقيق، الأصل أن يكون: إدارة الذات، لكن الناس تعودوا على مصطلح تنظيم الوقت ولذلك أستخدمه في مقالتي هذه، فما هو تنظيم الوقت؟

تحديد ماذا تريد أن تفعل.
إنجاز ما قمت بتحديده من أفعال.

هذا هو أساس تنظيم الوقت، هناك من يضيع الكثير من الوقت في النقطة الأولى، يخطط ويرتب ولا ينفذ ثم يعيد التخطيط، وهكذا يدور في دائرة مفرغة ولا ينهي شيئاً، تتراكم عليه الأعمال ويزداد الضغط عليه، من الأفضل هنا لهذا الشخص أن يقوم بالتنفيذ مباشرة لأن إنجاز الأعمال أهم بكثير من التخطيط لإنجازها، التخطيط يجب ألا يأخذ الكثير من الوقت، لأنه وسيلة وليس غاية.
إبحث عن قمة أعلى

إذا قمت بتحديد هدف ثم أنجزته فعليك أن تكافئ نفسك وتسعد، لأن الكثير من الناس حولك لا يخططون أصلاً ومن يخطط منهم قد لا يحقق شيئاً، في نفس الوقت عليك ألا تقف كثيراً عند ما حققته، إبحث عن هدف آخر، هدف يحوي تحدياً أكبر بقليل، تصور أنك شخص يتسلق الجبال، فتبدأ بجبل صغير ثم تبحث عن قمة جبل أعلى بقليل، تدرج في خطواتك وفي تحقيق أهدافك.
إكسر الأحجار الكبيرة

تصور أن عليك إعداد تقرير ما لمديرك، ما هي أول خطوة يجب أن تقوم بها؟ جمع مصادر المعلومات للتقرير، مصادر المعلومات قد تكون بيانات حكومية رسمية، إحصائيات، كتب، صور وغيرها، هذه المهمة قد تستغرق منك ساعة أو أكثر أو ربما ربع ساعة، الأمر يعتمد على نوعية التقرير، على أي حال، عليك أن تكتب في دفتر أو برنامج التنظيم الخاص بك: جمع مصادر المعلومات لتقرير كذا وكذا.
من الخطأ أن تكتب: إنجاز تقرير كذا وكذا، لأن إنجاز التقرير يتطلب أعمالاً مختلفة، يجب أن تحدد ما هي هذه الأعمال وتنجزها، الانتهاء من التقرير هو الهدف وليس الوسيلة.
قسم المشاريع الكبيرة إلى أعمال صغيرة وأنجز هذه الأعمال، بهذا الأسلوب سترى أن المشاريع الكبيرة أصبحت سهلة، لكن إن لم تفعل ستراها كالحجارة الكبيرة، يصعب عليك تحريكها، فاكسر الأحجار الكبيرة.
أنجز ما تريده الآن

تصور أن عليك إنجاز بحث لأحد أساتذة الجامعة، البحث قد يستغرق منك عشر ساعات لإنجازه، أغلب الطلاب لا يقومون بإنجاز البحث في جلسة واحدة، بل يقسمون العمل إلى عدة ساعات متفرقة، لماذا لا تجرب أن تنجز البحث في جلسة واحدة؟ هذا الأسلوب في العمل يجعلك أكثر فعالية لأن عقلك لا يفكر إلا في مهمة واحدة.
عندما تقوم بعمل ما ثم تنتقل إلى عمل آخر يضيع الكثير من الوقت ومن طاقة عقلك في عملية الانتقال هذه، حاول أن تتذكر لحظة أو يوماً كنت تنجز عملك فيه بفعالية عالية، في الغالب سيكون عقلك في هذا اليوم أو في هذه اللحظة مركزاً على شيء واحد فقط ولم يقاطعك أي شيء آخر، تركيز العقل على مهمة واحدة يشبه تحليق الطائرة، تحتاج الطائرة في البداية إلى طاقة كبيرة للطيران، بعد ذلك يكون التحليق سهلاً ولا يستهلك الكثير من الطاقة، كذلك تركيز العقل على عمل محدد، تحتاج في البداية إلى بعض الوقت لكي تركز انتباهك على عمل ما، بعد ذلك سترى أنك تنجز العمل بشكل أسرع وأكثر فعالية، لكن إن قاطعك أحدهم ستتمنى أن تقذفه بشاشة الحاسوب … لا تفعل!
تقسيم العمل وإنجازه في أوقات مختلفة يستهلك الوقت لأنك قد تؤجل إنجاز العمل وتتكاسل، بينما إجبار نفسك على إنجازه في جلسة واحدة قد يجعلك تنجز كل أو معظم العمل وتوفر على نفسك الكثير من الوقت، هذا الأسلوب قد لا يناسب الجميع، لكن لماذا لا تجرب؟
إجمع كل شيء

إذا أردت فعلاً أن تحصل على راحة العقل فاجمع كل شيء تريد فعله ودونه، كل صغيرة وكبيرة، لا تترك شيئاً دون أن تكتبه في ورقة، بعد ذلك قرر ما الذي ستفعله تجاه كل مهمة، بعض المهام لا تحتاج سوى دقائق قليلة، أنجزها فوراً، ستتخلص بهذا الأسلوب من بعض المهمات، ستبقى لديك مهمات أخرى تحتاج لوقت أطول، ضعها في قائمة أعمالك، بعض المشاريع والأفكار يجب أن تضعها في قائمة الانتظار أو قائمة “في يوم ما”، فمثلاً أنت تريد السفر إلى اليابان في وقت ما من المستقبل، ربما بعد سنتين أو ثلاث سنوات، ضع هذه النقطة في قائمة الانتظار، هناك أمور كثيرة نريد أن نفعلها لكن لم نحدد وقتاً ما لإنجازها، هذه يجب أن تضعها في قائمة منفصلة ولا تترك عقلك يذكرك بها بين حين وآخر.
كذلك هناك أعمال يجب ألا تقوم بها، أعمال لا تحقق أهدافك، أو مضى وقت طويل ولم تعد هناك حاجة لإنجازها، تخلص منها لا تلزم نفسك بإنجاز كل شيء لأنك فكرت فيه في الماضي.
الحد الأدنى من التنظيم

إذا كنت تشكو من ضيق الوقت وكثرة الأعمال فاصنع معروفاً لنفسك ودون ما عليك فعله، هذا أقل شيء يمكنك أن تفعله، أكتب ما عليك أن تفعله غداً في ورقة أو في هاتفك النقال أو حاسوبك المحمول أو بأي وسيلة أخرى، لا تكن واثقاً بذاكرتك لأن الذاكرة ستخونك كثيراً، أكتب لأن هذا يزيل بعض الحمل عن عقلك فيجعلك أكثر استرخاء، عقلك يدرك هنا أن أعمالك قد كتبت في مكان آمن ويمكنه أن يفكر في أشياء أخرى.
يمكنك أن تحسن هذا الأسلوب قليلاً، الأعمال التي يجب ان تقوم بتنفيذها مقسمة إلى نوعين، الأول مرتبط بيوم أو وقت محدد، والثاني غير مرتبط بأي وقت، فمثلاً لديك موعد عند طبيب الأسنان في يوم ما، وعليك إجراء اتصال بشخص ما في أي وقت من يوم محدد، هذه الأعمال عليك أن تضعها في الروزنامة أو أي وسيلة أخرى يمكنها أن تذكرك بهذه الأعمال، بعض برامج الحواسيب توفر وسيلة لتدوين هذه الأعمال وتنبيهك قبل حلول موعدها، ربما هاتفك النقال يحوي أيضاً مثل هذه الخاصية، فحاول أن تستفيد من أي وسيلة تناسبك.
النوع الثاني من الأعمال الذي لا يرتبط بأي وقت محدد عليك أن تضعها في قائمة، ثم تنجز هذه الأعمال في الوقت المناسب لك، هذا في اعتقادي هو الحد الأدنى من التنظيم، وإن لم تستخدمه فبكل تأكيد ستنسى إنجاز الكثير من الأمور، يزداد الضغط عليك ويزداد لوم الآخرين لك بسبب نسيانك بعض الأعمال، فأرح أعصابك ونظم نفسك … قليلاً.
تخلص من كل شيء لا تحتاجه

هذه النقطة تبدو سهلة عند قراءتها، لكن من بعض التجارب والمشاهدات أرى أنها صعبة لدى البعض وشبه مستحيلة لدى البعض الآخر، شخصياً لا أجد شيئاً أسهل من التخلص من ممتلكاتي، أراجع أوراقي دائماً لأتخلص مما لا أحتاجه ولم يحدث مرة أن احتجت لورقة تخلصت منها سابقاً، مكتبتي الآن أصبحت صغيرة جداً مقارنة مع مكتبتي قبل ثلاث سنوات، أكثر الهواتف النقالة التي اشتريتها إما قمت ببيعها بسعر رخيص أو أعطيتها لشخص ما، دائماً أحاول التخلص من كل شيء لا أحتاجه.
الكثير من الناس يجمعون الأوراق، المجلات التي يريدون قراءتها، الكتب، الصور، ساعات، هواتف نقالة، هدايا تذكارية، الملابس وغيرها الكثير من الأشياء، ولا يتخلصون من شيء أبداً، فتضيع أوقاتهم في تنظيم وترتيب وتخزين كل هذه الممتلكات، وغالباً ما تكون لديهم أعذار للاحتفاظ بهذه الأشياء، فقد أنفق 500 درهم لشراء هذه الساعة، و1400 درهم لشراء هذا الهاتف، ومع أنه أشترى هاتفاً آخر ولا يستخدم القديم إلا أنه لا يريد التخلص من القديم، لأن التخلص من القديم يعني الخسارة، لا أدري كيف يكون الاحتفاظ بالهاتف القديم يعني أنه لم يخسر شيئاً! فعدم الاستخدام يتساوى مع التخلص من الشيء الذي لا تحتاجه، البعض طبعاً يتحجج بأنه قد يحتاج إلى هذا الشيء أو ذاك في المستقبل، “قد” هذه تتسبب في تراكم الأشياء بدون فائدة.
جرب أن تعطي الآخرين بعض ما تحتفظ به، الملابس القديمة والنظيفة التي لم تعد تلبسها تبرع بها، أهدي بعض ما لديك للآخرين أو بعها، تخلص من كل الأوراق التي لا تحتاجها والتي تشك في حاجتك لها احتفظ بها في صناديق لمدة ثلاثة أشهر، بعد ذلك تخلص منها فأنت في الغالب لا تحتاجها.
باختصار: بسط حياتك بقدر الإمكان، في وقتنا هذا كل شيء يسير بنا نحو التعقيد، وتخزين الأشياء لا يزيد حياتنا إلا تعقيداً.